Объединение писем - это хитрый трюк, созданный в Outlook, который позволяет получать данные из внешнего источника, такого как Google Sheets, и создавать персонализированные электронные письма нескольким получателям. Если вы управляете небольшим бизнесом или хотите публиковать информацию о мероприятии, это отличный способ для массовой рассылки писем, при этом создается впечатление, что вы отправили каждого лично. Этот личный контакт может оказать серьезное положительное влияние на ответы.
Также ознакомьтесь с нашей статьей «Как переслать несколько писем одновременно в Gmail»
Я не знаю никого, кто не имеет учетной записи Gmail. Независимо от того, пользуются они этим или нет, у большинства из нас есть какая-то учетная запись Google со всеми функциями, которые она предоставляет. Так что Gmail - это логичное место для организации такой кампании. Я покажу вам, как здесь.
Для эффективного использования слияния нам нужен шаблон, полный адресов электронной почты, имен и вложений. Это данные, которые Gmail использует для создания почтовой кампании для вас. Прежде чем мы настроим саму кампанию, нам нужно заполнить Google Лист этими данными. Затем мы настраиваем Gmail для его использования.
Используйте слияние почты для Gmail
Чтобы это работало, вам понадобится дополнение Mail Merge для Google Sheets. Установите его, и мы готовы идти.
Сначала нам нужно создать электронную таблицу, из которой Gmail извлекает данные для слияния.
- Откройте Google Sheet, выберите Надстройки и Объединение писем с вложениями.
- Выберите Создать шаблон слияния, чтобы создать источник для слияния. Шаблон должен включать имя, фамилию, адрес электронной почты, вложения файлов, запланированную дату и статус. Вы можете добавить больше столбцов, если вам нужно.
- Вернитесь в меню «Слияние с почтой» и выберите «Импортировать контакты Google». Вы можете вручную добавить или скопировать и вставить данные в шаблон, если хотите.
Если вы хотите включить вложения, вы можете вставить ссылку на вложение с Google Диска в столбец «Вложения». Очевидно, что вам сначала нужно убедиться, что фактическое вложение находится в Google Диске. Если вам нужно прикрепить несколько файлов, разделяйте каждый URL запятой.
Если вы хотите запланировать электронную почту, добавьте дату и время в столбец «Запланированная дата». Формат будет мм / дд / гггг чч: мм.
Настройте Gmail
Теперь шаблон слияния заполнен, и мы можем настроить Gmail. Нам нужно настроить электронную почту для вызова определенных фрагментов данных из шаблона Google Sheet.
- Откройте новое письмо в Gmail.
- Добавьте 'Dear {{Имя}}' в первую строку вашего электронного письма. Вы можете изменить «Дорогой» на то, что наиболее подходит для вашей аудитории. Это просто для демонстрации. Вы также можете использовать {{Salutation}} и добавить столбец приветствия в свой Google Лист, чтобы по-настоящему персонализировать ваши письма.
- Заполните остальную часть тела письма, как требуется.
- Добавьте вложения по мере необходимости.
Теперь у вас должен быть шаблон электронной почты с основным текстом и вложениями. Магия слияния происходит при выборе команды. Он автоматически изменит любые настройки между {{и}} с любыми соответствующими столбцами в электронной таблице. Вы можете добавить столько, сколько вам нужно, при условии, что вы точно скопируете имя столбца и поместите их в двойные скобки.
Вы можете видеть на картинке, что я добавил запись в электронном письме под названием «компания». Пока я отражаю это точно в заголовке столбца в электронной таблице, включая первое письмо в нижнем регистре, слияние почты будет тянуть данные в почту.
Потянув все вместе
Теперь у нас есть исходный шаблон и черновик электронной почты, пришло время творить чудеса.
- Перейдите на страницу Google Mail Merge.
- Выберите «Выполнить слияние с почтой» в меню «Слияние с почтой».
- Выберите черновик Gmail, который вы создали, и выберите Запустить.
Если вы не добавили запланированную дату, электронные письма будут отправлены немедленно. Если вы добавили запланированную дату, электронные письма будут отправлены в соответствии с этой записью. Просто проверьте ваш отправленный почтовый ящик, чтобы увидеть, какие из них были отправлены, и дважды проверьте шаблон.
Слияние почты работает безупречно, но если вы хотите сначала протестировать его, создайте шаблон слияния, содержащий только ваши данные, и назовите его в своей почте Gmail. Вы сможете увидеть, как это выглядит, и убедиться в правильности синтаксиса. Я бы посоветовал сделать это в первый раз, когда вы отправляете кучу писем, но это не всегда необходимо, когда вы освоитесь.
Вы использовали слияние почты для общения с людьми? Работать хорошо? Сталкиваются с какими-либо проблемами? Расскажите нам о своем опыте ниже.
