Microsoft Excel - идеальное приложение для обработки больших объемов данных. Вы можете использовать его, чтобы выполнить большую работу в кратчайшие сроки, если вы знаете, какие функции использовать. Но это может быть трудно освоить, потому что есть много функций и команд для изучения.
Также см. Нашу статью Как скрыть ячейки в Excel для Mac OS X
Ошибки легко возникают при вводе данных, и вам, вероятно, рано или поздно придется поменять местами строки или столбцы. К счастью, это одна из самых простых вещей, которые вы можете сделать в Excel. Продолжайте читать, чтобы узнать, как поменять два ряда двумя различными способами. Вы можете использовать те же методы для обмена столбцами.
Воображаемая проблема
Чтобы проиллюстрировать эти методы, мы создали файл Excel, делая вид, что мы являемся службой системного администрирования, которая отслеживает активные серверы. Мы заполнили несколько строк, чтобы дать вам представление о том, как все работает. Давайте представим, что информация для компьютера 7 и компьютера 5 была перепутана, и вы хотите исправить ошибку.
Обратите внимание, что первая строка в нашем примере используется для меток категорий, поэтому компьютер 5 и его данные размещаются в строке 6, а компьютер 7 - в строке 8.
Давайте перейдем к методам.
Копировать вставить
Первый метод используется для множества различных операций в Excel. Это просто и занимает всего несколько секунд. Вы можете использовать его для одновременного обмена целыми строками или столбцами, а не переключать ячейку данных за ячейкой.
Этот метод просто требует от вас скопировать информацию из одной строки и вставить ее в другую. Но сначала вам нужно будет создать пустую строку и поместить туда данные.
Вот что вам нужно сделать, если вы хотите поменять местами данные, связанные с компьютером 5 и компьютером 7:
- Вставьте новую строку между компьютерами 4 и 5. Сделайте это, щелкнув правой кнопкой мыши строку 6 и выбрав опцию «Вставить». Ваша пустая строка будет строкой 6.
- Добавление новой строки переместило «Компьютер 7» из строки 8 в строку 9. Найдите эту строку и вырежьте информацию из столбцов B, C и D. Вы можете выбрать ячейки с помощью мыши или кнопки Shift, а затем нажмите «Ctrl + X», чтобы вырезать.
- Щелкните ячейку B6 во вновь созданной строке 6 и нажмите «Ctrl + V». Данные с компьютера 7 будут перемещены в строку 6.
- Данные для компьютера 5 также переместились на ряд ниже, что означает, что вы хотите выбрать ячейки B7, C7 и D7, чтобы получить данные для компьютера 5. Нажмите «Ctrl + X» еще раз.
- Выберите пустую ячейку рядом с компьютером 7 (то есть ячейкой B9) и нажмите «Ctrl + V».
- Скопируйте ячейку A7 и вставьте ее в пустую ячейку выше (в нашем примере это метка «Компьютер 5»).
- Нажмите правой кнопкой мыши на пустую строку 7 и выберите «Удалить».
Вы только что переместили содержимое из одной строки в другую несколькими щелчками мыши. Вы можете использовать ту же технику для обмена данными между столбцами. Этот метод особенно полезен, когда вы работаете с длинными списками Excel с сотнями строк и столбцов, поскольку он позволяет вам поменять каждую ячейку в строке одновременно. Чтобы выделить всю строку в Excel, нажмите Shift + Пробел.
Обмен соседних строк или столбцов
Поменять местами данные между соседними строками гораздо проще, потому что вам совсем не нужно создавать новую строку. Excel позволяет обмениваться данными между двумя столбцами или строками в считанные секунды, удерживая клавишу Shift на клавиатуре. Вот что вам нужно сделать:
- Выберите данные, которые вы хотите обменять.
- Нажмите и удерживайте клавишу «Shift» на клавиатуре.
- Наведите указатель мыши на границу между двумя соседними рядами, пока она не превратится в значок со стрелкой.
- Нажмите и удерживайте мышь и «Shift», пока не увидите серую линию под строкой, с которой вы хотите переключить данные.
- Отпустите кнопку мыши, и данные поменяются местами. Вы можете использовать тот же метод для переключения между столбцами.
Дорога к становлению Excel Pro
Если ваша работа требует от вас работы в Excel, вам придется изучить различные способы, чтобы сделать задачи управления данными быстрее и проще. Это может показаться пугающим, но вы можете найти учебники YouTube, которые научат вас делать все, что вы хотите.
Не сдавайся
Изучение того, как использовать Excel в полной мере, может сделать вас незаменимыми на рабочем месте. Переключение данных между строками и столбцами - это только первый шаг, но он наверняка важен.
Вы часто используете Excel? Какими вашими любимыми советами вы хотели бы поделиться с другими? Расскажите нам, как улучшить наши навыки Excel в разделе комментариев ниже.
