Как настроить автоответ в outlook

Электронная почта абсолютно необходима для работы в 21-м веке, от общения между членами команды до планирования проектов на ближайшие несколько месяцев. Проблема, конечно, заключается в том, что в эпоху смартфонов и планшетов, казалось бы, невозможно отключиться от работы в течение любого отрезка времени. Электронная почта на вашем смартфоне в основном является требованием для большинства компаний, но это означает, что ваш работодатель может обратиться к вам в основном в любое время. Каждый заслуживает перерыва в работе и вдали от электронных писем, звонков и всех тех средств коммуникации, которые нам так сложно оставить позади. Если вы уезжаете в отпуск или просто хотите хорошо провести время с семьей или друзьями, установка сообщения Outlook об отсутствии на работе - это первый шаг к тому, чтобы на время оставить работу позади. Вот как это сделать.

Также см. Нашу статью Dropbox против Google Drive - что лучше?

Зачем беспокоиться об отсутствии сообщения?

Создание сообщения об отсутствии на работе может не сделать вашего босса счастливым, но, по крайней мере, это позволит всем членам вашего рабочего сообщества и посторонним попытаться связаться с вами для общения. Итак, почему важно настроить сообщение об отсутствии на работе? Ну, на самом деле, есть несколько причин:

Это хорошая манера - позволить коллегам, менеджерам и клиентам не общаться в течение определенного времени. Это особенно актуально, если вы находитесь в отпуске дольше, чем пару дней.

Это профессионально . Если кто-то нуждается в вашей помощи в чем-то или у клиента есть запрос, то помогает им сообщить, что вас нет рядом в течение определенного периода времени. Они знают, что должны подождать, пока вы не вернетесь, или можете подойти к кому-то еще. Оба помогают бизнесу и вам.

Он говорит людям не беспокоить вас . Если вы отправите сообщение об отсутствии на работе, люди узнают, что вы в отпуске, занимаетесь личным временем или чем-то еще. Они реже звонят или отправляют вам SMS после этого.

Это дает вашему боссу меньше всего на что жаловаться . Если вы работаете на требовательного босса и хотите отступить, вы получите сопротивление. Тем не менее, если вы играете в игру и ведете себя профессионально, они мало что могут сделать с точки зрения дисциплины.

Если есть одна вещь, которая важна, когда дело доходит до работы, это убедиться, что вы всегда представляете себя как профессионала в самом выдающемся смысле.

Установите Outlook сообщение об отсутствии на работе

Настройка сообщения об отсутствии на работе немного отличается в зависимости от того, используете ли вы Outlook 2016 или более раннюю версию или Outlook в Office 365. Я рассмотрю оба варианта.

Outlook 2016 и ранее

Есть довольно много шагов в этом процессе, но это довольно просто сделать.

Создайте новое электронное письмо и напишите свой ответ об отсутствии на работе. Включите в теме сообщения об отсутствии на работе, но оставьте место назначения пустым.
Выберите Файл и Сохранить как.
Сохранить как шаблон Outlook, где написано Сохранить как тип.
Выберите «Управление правилами и оповещениями» и выберите учетную запись, к которой вы хотите применить сообщение.
Выберите Новое правило.
Выберите «Применить правило» к полученным сообщениям и нажмите «Далее».
Выберите «Где мое имя» в поле «Кому», нажмите «Далее» и подтвердите всплывающее окно.
Выберите ответ с помощью определенного шаблона и нажмите текстовую ссылку в нижней панели.
Выберите шаблон, который вы сделали ранее, и выберите Открыть. Нажмите кнопку "Далее.
Выберите, если это автоматический ответ, чтобы не отправлять автоматические ответы на автоматические ответы. Нажмите кнопку "Далее.
Дайте правилу осмысленное имя и убедитесь, что флажок Включить это правило установлен.
Выберите Готово, а затем ОК.

Это создаст автоматический ответ об отсутствии на работе и сделает его активным. Хотя этот процесс указывает учетную запись, которая будет активна, вы также можете установить ее активную для всех учетных записей электронной почты. Когда вы включаете правило на шаге 11, внизу у вас есть возможность выбрать правило, которое будет активным для всех учетных записей. Включите это, если вам нужно, и сохраните.

Отключить Outlook сообщение об отсутствии на работе

Когда вы вернетесь из отпуска или что-то еще, вы должны помнить, чтобы отключить автоответчик.

Выберите Файл в Outlook.
Выберите «Управление правилами и оповещениями» и выберите «Правила электронной почты».
Выберите учетную запись и снимите флажок рядом с правилом автоответа.
Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения.

Теперь вы официально вернулись к работе!

Настройка сообщения об отсутствии на работе в Office 365

Учетные записи Office 365 используют Exchange, где учетная запись Outlook использует POP, IMAP или Exchange. Процесс в значительной степени такой же, но отличается достаточно, чтобы оправдать свое собственное прохождение.

Выберите Файл и Автоматические ответы в Outlook.
Выберите Отправить автоматические ответы.
Установите график, если хотите. Это полезно для забывчивых типов, таких как я, которые оставляют свои автоответчики активными, даже когда возвращаются.
Убедитесь, что вкладка «Внутри моей организации» активна, и добавьте свое сообщение.
Выберите «За пределами моей организации» и добавьте туда соответствующее сообщение. В зависимости от того, кто отправляет вам электронные письма из внешнего мира, вам может потребоваться проверить «Мои контакты», только в противном случае письма будут отправлены всем, включая информационные бюллетени, уведомления и даже спам.
Выберите OK после завершения, чтобы активировать.

Процесс несколько короче, чем в Outlook 2016, но конечный результат тот же. Возможность установки шкалы времени очень удобна, и, как пользователь Outlook 2016, я надеюсь, что эта функция скоро перейдет на эту версию.