Разве вы просто ненавидите это, когда хотите взять пару выходных и продолжаете получать тонны электронных писем и телефонных звонков от клиентов или коллег? Конечно, вы можете сообщить некоторым из них, что вас нет, но что если они не проверят свои почтовые ящики?
Также смотрите нашу статью Как автоматически пересылать электронную почту в Outlook
Вы не можете общаться со всеми, даже когда вы работаете, не говоря уже о том, что вы отдыхаете. Тем не менее, есть вероятность, что вы все равно будете поражены работой электронной почты, даже если вы в отпуске. К счастью, есть способ сообщить всем, что вы недоступны в течение определенного периода времени.
Настройка автоответчика
Если вы используете Microsoft Outlook, есть очень простой метод, который вы можете использовать, чтобы держать людей за спиной. Это называется автоответчик. По сути, это отправляет запрограммированный ответ любому, кто связывается с вами в свободное время.
Это можно настроить всего за несколько минут, часов или даже дней или месяцев. Отправка автоответчика может гарантировать, что вы не будете получать десятки уведомлений о работе по электронной почте каждый день, независимо от того, проводите ли вы время со своей семьей или уезжаете на какой-нибудь солнечный берег.
Вот как вы можете настроить автоответчик в Outlook и отключать его, когда он больше не нужен.
Автоматическая настройка ответов
- Нажмите на кнопку Отправить автоматические ответы.
- Установите флажок Только отправлять в течение этого временного диапазона в поле.
- Введите дату начала и дату окончания, чтобы дать вашему автоматическому ответу необходимые параметры. При этом используйте поля Время начала и Время окончания.
Вы, наверное, заметили, что есть две вкладки:
- Внутри моей организации
- Вне моей организации
Если щелкнуть поле «Внутри моей организации», все автоматические ответы будут отправлены на адреса электронной почты, зарегистрированные в организации, в которой вы работаете (например, в своем университете или компании). Все, что вам нужно сделать, это набрать ваше сообщение и нажать OK, чтобы сохранить его.
Параметр «За пределами моей организации» предназначен для внешних адресов электронной почты. Вот как вы можете использовать его для настройки автоматического ответа:
- Сначала выберите вкладку «За пределами моей организации».
- Установите флажок Автоответчик для лиц, не входящих в вашу организацию. Это можно настроить для отправки электронных писем только личным контактам или всем, кто находится за пределами организации.
- Введите сообщение в текстовое поле и отредактируйте его по своему усмотрению.
- Установите время начала и время окончания так же, как вы делали бы для собственных ответов.
- Нажмите OK, чтобы сохранить сообщение.
А как насчет процесса дезактивации?
Чтобы деактивировать ваши ответы об отсутствии на работе, вы должны выполнить простую процедуру. Сначала вы должны нажать на вкладку «Файл», затем вкладку «Информация», а затем кнопку «Автоматические ответы».
Вам будет дано два варианта для галочки:
- Не отправлять автоматические ответы
- Отправить автоматические ответы
Выберите первый вариант, и функция автоматического ответа отключится. Вы должны сделать это как для внутренних, так и для внешних ответов.
Последнее слово
Обратите внимание, что если вы хотите возобновить автоматическую отправку ответов людям, вам необходимо установить новую дату и время. Если эта функция отключена, вам необходимо повторить шаги по деактивации и выбрать вместо нее параметр «Автоматически отправлять ответы». Это позволит вам снова редактировать поля временного диапазона, а также установить исходящее сообщение.
