Если вы используете G Suite - платный набор приложений Google, который включает в себя Gmail, Документы, Диск и Календарь для организаций, - вы можете использовать малоизвестную функцию, которая позволяет вам устанавливать даты истечения срока действия для общих файлов Google Диска. Возможность установить срок действия для общего файла полезна для временного обмена данными с другими командами или внешними подрядчиками без предоставления им неограниченного доступа. Он также отлично подходит для обмена проектами совместных проектов, так что вы можете гарантировать, что никто из вашей команды не получит непреднамеренный доступ к устаревшей копии ваших данных.
Конечно, вы всегда можете вручную отменить доступ к файлу, но вам нужно помнить об этом для каждого общего файла. Если вы делитесь большим количеством файлов с большим количеством разных людей, это может быстро стать непрактичным, и именно здесь установка автоматических дат истечения срока действия при первоначальном обмене файлами действительно пригодится. Итак, вот как установить даты истечения срока действия для общих файлов Google Диска.
Ограничения срока действия общих файлов Google Диска
Во-первых, давайте проясним, что функция автоматического истечения срока действия в настоящее время доступна только для пользователей платной услуги G Suite. Это недоступно для бесплатных пользователей аккаунта Google или тех, кто все еще пользуется устаревшей бесплатной версией G Suite.
Также обратите внимание, что указанное выше ограничение относится только к возможности установки общих дат истечения срока действия Google Диска. Пользователям, которым вы делитесь файлом с датой истечения срока действия, не нужно иметь платную учетную запись G Suite или быть частью вашей организации G Suite (хотя вам необходимо убедиться, что у них есть правильные разрешения для ваших общих файлов, обсуждается далее ниже).
Установка даты истечения срока действия общего файла Google Drive
Для начала войдите в свой Google Диск, используя правильную учетную запись G Suite.
Кроме того, если файл уже открыт, вы можете нажать кнопку « Поделиться» в правом верхнем углу.
Получив доступ к файлу для соответствующих пользователей, нажмите « Общий доступ к тексту» выше или кнопку « Дополнительно» в правом нижнем углу. В появившемся списке пользователей наведите курсор на одного из пользователей, и вы увидите значок секундомера / часов.
Нажмите на этот значок, а затем выберите требуемый срок действия в раскрывающемся меню рядом с Access expires:
Как только вы закончите, не забудьте нажать синюю кнопку Сохранить изменения, чтобы включить автоматическую дату истечения срока действия. Как только эта дата будет достигнута, ваш пользователь больше не будет иметь доступа к файлу. Чтобы запретить им скачивать его и обойти ваши настройки срока действия, убедитесь, что для их разрешений установлено значение « Просмотр» или « Комментарий», а затем установите флажок в нижней части окна общего доступа с пометкой Отключить параметры загрузки, печати и копирования для комментаторов и читателей.,
Вы можете отрегулировать или отменить срок действия общего доступа, вернувшись в это меню, снова щелкнув значок часов, а затем нажмите Отменить срок действия .
У меня есть G Suite, но я не вижу значок часов
Если вы выполнили эти действия в своей учетной записи, но не видите значок часов / секундомера, как описано выше, то, скорее всего, у вас нет совместимой учетной записи G Suite. Как уже упоминалось ранее, Google, к сожалению, ограничивает срок действия общего файла для пользователей текущей службы G Suite.
Кроме того, к сожалению, Google не очень четко представлял изменения в своем сервисе за последние годы, поэтому даже если у вас есть учетная запись G Suite, возможно, она была создана в рамках «устаревшего» сервиса G Suite Google и не совместима с этим. характерная черта. Не так ли?
Но помните, вам нужна только современная учетная запись G Suite, чтобы создавать даты истечения срока действия для общих файлов. Пока у вас есть эта совместимая учетная запись, вы можете поделиться с ней и настроить даты истечения срока ее действия для любого типа учетной записи Google, как внутри, так и за пределами вашей организации.
