Если ваша организация использует Документы Google или G Suite или вы работаете с организациями, которые знают, кто и когда просматривал какой документ, может быть полезной информацией. От обеспечения того, чтобы каждый читал черновик, условия и положения, ваше последнее представление, политики и процедуры или какой-либо другой важный документ, - возможность увидеть, кто что сделал и когда является важным компонентом в любой ситуации, где подотчетность имеет значение.
Также смотрите нашу статью Как установить пользовательские шрифты для Google Документов
До недавнего времени вы не могли видеть, кто просматривал ваш Google Doc. Вы могли видеть, кто редактировал это, но не кто только читал это. Если они не сохраняли, не редактировали и не оставляли комментарии, вы не знали, читал ли конкретный человек последнюю версию документа. Кроме того, поскольку вы можете делиться Документами Google с правами только для чтения, вы можете поделиться этим документом с некоторыми людьми с намерением просмотреть документ, но не вносить никаких изменений.
Теперь, если вы работаете в организации, вы можете настроить вещи, чтобы вы могли видеть, кто просматривал ваш Google Doc. Вы по-прежнему не можете видеть, кто просматривал ваш Google Doc, если вы используете Google Doc в бесплатной версии Google Apps.
Google недавно добавила возможность видеть, кто просматривал ваш Google Doc в G Suite, включая Google Apps и надежный почтовый хостинг. G Suite очень популярен среди малых и средних предприятий, которые хотят настроить почтовый хостинг для доменного имени компании.
Монитор активности G Suite
Если вы используете G Suite в одной организации и поделились Документом Google с другими для совместной работы или просто для чтения документа, вы можете использовать Монитор активности, чтобы просмотреть «историю просмотра» файла Документа Google.
- Откройте Google Doc, для которого вы хотите посмотреть историю просмотров
- Затем нажмите значок со стрелкой вверх в правом верхнем углу или перейдите в раскрывающееся меню Инструменты
- Откройте монитор активности
- Затем нажмите на вкладку « Все средства просмотра для вашей организации».
Этот процесс позволит вам отслеживать представления в документе, включая дату и время последнего просмотра для каждого зрителя. Если вы не видите опцию просмотра истории в своем Документе Google, это, вероятно, означает, что вы вошли в бесплатную версию Документов Google, которая поставляется вместе с каждой учетной записью Служб Google, которую вы получаете с учетной записью Gmail.
Зрители и комментарии Тенденции
Помимо просмотра того, кто просматривал ваш Документ Google, и когда Монитор активности также позволяет вам видеть тенденции, когда люди просматривали или комментировали ваш документ.
Тенденция зрителей - показывает вам гистограмму количества уникальных зрителей за любой промежуток времени, который вы выбираете от 7 дней до «все время»
Тренд комментариев - показывает вам гистограммы тренда комментариев за любой промежуток времени от 7 дней до «все время»
Отключить просмотр истории
Вы можете отключить эту функцию, если вы работаете с конфиденциальным файлом или чем-то, что не предназначено для общего пользования. Хотя это не добавляет приватности, это установка, чтобы успокоить разум.
- Откройте Google Doc
- Нажмите на стрелку вверх в верхней правой части документа или выберите « Инструменты» из выпадающего меню.
- Откройте монитор активности
- В разделе «Настройки документа» установите флажок « Показать историю просмотров для этого документа».
Посмотрите, кто изменил ваш Google Doc
Подсчет просмотров полезен для подотчетности и для того, чтобы люди, которым вы отправляете документ, действительно читали его, но контроль версий важнее. Особенно если вы работаете в регулируемой отрасли. Контроль версий - это то, что Google Docs сделал некоторое время и покажет, кто редактировал документ, сохранил или поделился им.
Если вы заинтересованы в управлении версиями или хотите убедиться, что никто не внес изменения, которые они не должны делать, не заблокировав файл, вы можете узнать об этом.
- Откройте Google Doc, который вы хотите отслеживать
- Выберите файл и историю версий
- Выберите Просмотреть историю версий.
В правой части экрана должно появиться окно ползунка, показывающее каждое сохранение и редактирование для рассматриваемого документа. В зависимости от того, как настроены G Suite или Google Docs, вы также можете просмотреть эти данные, выбрав ссылку «Последнее редактирование было…» в верхней части документа. Он доставит вас в одно и то же место.
В этом окне слайдов у вас также должна быть возможность просмотреть предыдущую версию документа до того, как будут внесены изменения. Это важно для контроля версий, поскольку у вас есть контрольный журнал о том, какие изменения были сделаны, когда и кем. Это также полезно, если вы внесли некоторые изменения, спите на них, передумаете и хотите откатить их назад.
Узнайте, кто поделился вашим Документом Google
Вы также можете узнать, кто и когда опубликовал ваш Google Doc. Вы также можете просмотреть настройки общего доступа, чтобы лучше контролировать доступ к своему документу.
- Откройте Google Drive и выберите круглый значок «i» в правом верхнем углу
- Выберите активность на ползунке, который появляется справа
Вы должны увидеть, является ли Документ общедоступным, кто последний раз редактировал документ и когда было выполнено последнее действие над ним. Это кратко, но говорит вам, что вам нужно знать.
Вы также можете проверить это в документе, выбрав «Поделиться». Имена людей появятся во всплывающем окне. Если есть несколько человек, выберите имя, и появится список всех имен.
Вот как можно увидеть, кто просматривал ваш Google Doc, изменил его, поделился им или каким-либо образом взаимодействовал с ним. Он работает только для G Suite и Google Docs, зарегистрированных для организаций, а не частных лиц, но работает!
