Управление документами - одна из самых важных вещей в SharePoint. В бизнесе документы часто развиваются. Они могут начинаться в OneDrive для бизнеса и заканчиваться на сайте группы организации. Документы часто меняются в разных местах, поэтому очень важно знать все тонкости перемещения документа в SharePoint.
Несколько способов сделать это
Быстрые ссылки
- Несколько способов сделать это
- 1. Проводник
- 2. Переместить в / Копировать в
- 3. Управление контентом и структурой
- 4. Контент Организатор
- 5. Инструмент миграции SharePoint
- 6. Сторонние продукты
- 7. Индивидуальное решение
- Выберите свой метод
Каждый, кто работал в SharePoint, знает, что есть много способов выполнить определенную задачу. Перемещение документов не является исключением. В конечном итоге, используете ли вы File Explorer или Migration Tool, зависит от ряда факторов, таких как количество перемещенных документов, важность сохранения истории версий, метаданных и т. Д.
1. Проводник
Чтобы переместить документ с помощью проводника, откройте библиотеки целевого и исходного документов (не имеет значения, если это один и тот же сайт). Выберите File Explorer в раскрывающемся меню. Это открывает окно обозревателя для каждой из библиотек. Используйте перетаскивание для перемещения элементов между двумя представлениями проводника.
Вы можете перемещать как папки, так и файлы и сохранять типы контента, если в исходном и целевом расположениях определены типы контента. Этот метод также сохраняет пользовательские метаданные, если исходное и целевое местоположения определены с использованием одних и тех же метаданных.
Однако этот процесс выполняется вручную и является скорее копией, чем перемещением, что означает, что вы должны удалить исходные элементы после перемещения. Он не сохраняет историю версий или созданные, созданные, измененные и измененные свойствами.
2. Переместить в / Копировать в
Несмотря на полезность и простоту, команды « Переместить в» и « Копировать в» доступны только в SharePoint Online. Этот параметр позволяет перемещать документы из OneDrive для бизнеса или SharePoint в место назначения в SharePoint или OneDrive. Выберите файл и нажмите любую из двух команд. Параметр « Переместить в» переместит ваш документ с метаданными и защитой истории версий в другую папку в той же библиотеке, в другую библиотеку или на другой сайт.
Этот метод идеально подходит для конечных пользователей, так как он прост и понятен. Это позволяет копировать и перемещать как файлы, так и папки. Лучше всего то, что он сохраняет типы контента, историю версий пользовательских метаданных, а также созданные, созданные, измененные и измененные свойствами. Однако команда « Копировать в» сохраняет только самую последнюю версию - главным недостатком, очевидно, является тот факт, что этот метод является эксклюзивным для SharePoint Online.
3. Управление контентом и структурой
Если вы включите функцию инфраструктуры публикации SharePoint Server, вы сможете увидеть ссылку «Управление контентом и структурой» при переходе к « Администрирование сайта» . Используя эту функцию, вы можете перемещать / копировать документы. Это один из лучших способов взлома, который поможет вам перемещать несколько документов одновременно, сохраняя историю версий, создаваемых, создаваемых, изменяемых и изменяемых свойствами. Тип содержимого и метаданные также сохраняются с помощью этого метода.
Однако вам придется включить функцию публикации. Даже тогда вы не сможете перемещать несколько папок. Возможно, самым большим недостатком этого метода является то, что вы должны быть владельцем сайта, чтобы использовать его. О, и это работает только на одном сайте.
4. Контент Организатор
Просто активируйте функцию Content Organizer, затем выберите правила маршрутизации, которые вы хотите использовать, и поместите документ, который вы хотите переместить, в раскрывающуюся библиотеку. Этот метод также позволяет перемещать документы на любой другой сайт. Настройка занимает некоторое время, но вам нужно сделать это только один раз. Он также сохраняет типы контента и пользовательские метаданные.
Хотя он не сохраняет историю версий и требует администратора, он имеет полезную функцию, которая позволяет вам направить ваш документ в папку.
5. Инструмент миграции SharePoint
Microsoft знает, что перемещение документов в SharePoint может быть немного сложнее. Вот почему компания разработала бесплатный инструмент миграции SharePoint. Этот инструмент обрабатывает все, от небольших до крупных миграций, которые могут включать файлы, папки и даже списки с вашего сайта SharePoint. Элементы перемещаются в OneDrive или SharePoint.
Наиболее очевидным преимуществом этого метода является способность инструмента справляться с большими миграциями. Это также очень настраиваемый и сохраняет историю версий. Однако он не совместим с версиями SharePoint до 2013 года. Напротив, некоторые сторонние продукты миграции значительно более настраиваемы.
6. Сторонние продукты
Большинство качественных сторонних продуктов миграции документов не являются бесплатными, но они, как правило, работают фантастически, особенно для крупномасштабных миграций. Они имеют тенденцию быть масштабируемыми и легко настраиваемыми. Большинство этих продуктов способны хранить все, включая типы контента, метаданные, все свойства и историю версий.
С другой стороны, этот метод стоит денег. Если учесть тот факт, что вы платите за инструмент, который поможет вам перемещать документы, вы начнете задумываться, почему в SharePoint еще нет удобной опции. Еще одним недостатком является то, что сторонние продукты требуют администратора для их настройки и запуска.
7. Индивидуальное решение
Наконец, вы можете написать собственное решение с помощью различных методов, таких как REST API. Конечному пользователю не нужно ничего маршрутизировать, вы можете настроить столько, сколько захотите, и вы можете убедиться, что все хранится в документах. С другой стороны, вы должны уметь писать код и тратить некоторое время на написание и поддержку кода, что может быть особенно сложно во время обновления продукта.
Выберите свой метод
В SharePoint есть еще больше способов перемещения документов, но они должны покрывать большинство ваших потребностей. Сначала подумайте, что вам нужно, и вскоре вы точно будете знать, какой метод использовать для каждого из них.
Какой из этих методов вы предпочитаете? Вы использовали более одного? Обсудить.
