Отправка электронной почты преждевременно или по ошибке может быть тяжелым опытом.
Также смотрите нашу статью Как автоматически пересылать электронную почту в Outlook
Представьте себе, что ваш начальник отправил вздутый, изуродованный и пульсирующий снимок вашего недавно поврежденного большого пальца ноги (который должен был быть отправлен вашему другу) с надписью: «Чувак, посмотри на этого плохого мальчика!» Или представьте, что вы пишете предложение о работе, а затем щедро окропляете свое сообщение серией неприятных опечаток, которые сделают вас похожим на неграмотного шута, а затем рассеянно нажимаете кнопку «отправить»! Трудные вещи, действительно.
Иногда общение по электронной почте может показаться миниатюрной пиар-катастрофой, ожидающей своего появления. Если вы такой же неуклюжий, как и мы, и склонны в считанные секунды разрушать свой имидж, отправляя плохо продуманные электронные письма, не беспокойтесь, потому что на горизонте есть надежда.
На этот раз нам на помощь приходит сама Microsoft, и умные люди делают это, предлагая нам функцию в Outlook (программу для создания сообщений), которая может отменить отправку электронной почты или, по крайней мере, отложить ее. !
мы покажем вам, как воспользоваться преимуществами этой откровенно монументальной функции и тем самым спасти ваше лицо во многих потенциально неловких ситуациях в будущем. Также мы объясним, как включить эту функцию. (Не совсем ядерная наука, но она все еще заслуживает некоторого объяснения.)
Как работает система?
Прежде всего, давайте обратимся к слону в комнате: система Outlook на самом деле не отменяет отправленные сообщения, а откладывает их отправку на пару минут. Теперь, этот поворот событий может заставить вас думать, что вышеупомянутая особенность довольно тусклая, или даже совершенно бесполезная, но потерпите нас несколько минут.
Учти это.
Из-за банальных несоответствий, таких как явное нетерпение или беспокойство по поводу пальцев, которые не могут дождаться нажатия кнопки «отправить», отправляется значительная доля плохо составленных электронных писем. Таким образом, функция, которая задерживает отправку вашего сообщения на пару мгновений, может быть, так сказать, главным активом в вашем арсенале предотвращения стихийных бедствий!
Если вам лень проверять грамматику, пунктуацию или то, имеет ли смысл то, что вы только что придумали, в первую очередь, функция Outlook «отменить отправку» обеспечит вашу безопасность. Это как одно из тех приложений, которое вызывает водителя такси, чтобы отвезти свою машину и себя в дом, если вы слишком пьяны, чтобы сделать это самостоятельно.
Имейте в виду, вам все равно нужно нажать несколько кнопок, чтобы позвонить. Как и в случае с этой механикой, Outlook в конечном итоге отправит сообщение, независимо от того, насколько ужасным образом оно окажется. Поэтому, чтобы эффективно использовать эту функцию, не забудьте выполнить быструю проверку качества содержимого вашего сообщения, прежде чем оно будет отправлено навсегда.
Наличие «Отменить отправку»
«Ах, но это отложить отправку , не так ли? Да, да, вы знаете, что мы имели в виду. Мы используем эти два термина взаимозаменяемо здесь. Дело в том, что, несмотря на привлекательность этой функции, она доступна не во всех версиях Outlook.
Если быть точным, вы можете использовать опцию «отменить отправку» только в версиях 2010, 2013 и 2016 - то есть, более новые. Что касается более старых, кажется, есть способ использовать его, но он, кажется, усыпан трудностями, жесткой логистикой и иногда просто страданиями. Чтобы старые версии работали, у вас должна быть учетная запись Microsoft Exchange.
На этой платформе администратор должен включить эту функцию, но даже тогда она работает только для людей внутри организации. Чтобы сделать всю фиесту еще более увлекательной, есть еще один вариант, который позволяет отдельным сотрудникам группы запрещать вам отзывать сообщения, отправленные непосредственно им. Это беспорядок.
Во всяком случае, если у вас есть более новые версии - вы готовы. Если нет - не повезло.
Как это настроить - подробное объяснение довольно простой процедуры
1. Прежде всего, нажмите на вкладку Файл, чтобы развернуть ее. Получив полное представление информации об учетной записи, нажмите «Правила и оповещения». Это приведет вас в раздел, где вы можете управлять старыми правилами и создавать новые.
2. Нажмите кнопку «Новое правило» и дождитесь запуска мастера. Это может занять несколько минут, но, вероятно, начнется почти сразу.
3. После запуска мастера убедитесь, что нажали «Применить правило к сообщениям, которые я отправляю», строку, которую вы найдете в подразделе «Начать с пустого правила». Обратите внимание, что есть также возможность включить эту функцию для входящих сообщений.
4. Нажмите Далее и затем Да, чтобы применить новое правило, которое вы только что создали. Это приведет вас к следующему этапу создания ваших собственных средств защиты от посторонних сообщений.
5. Следующий этап - это выбор времени, которое вам нужно обработать и просмотреть то, что вы написали. В следующем всплывающем окне, мастер бросает на вас, проверяет отсрочку доставки на количество минут. После того, как вы это сделаете, появится небольшое всплывающее окно, где вы сможете ввести интересующее вас значение. (Например 5 или 10 минут)
6. Как только вы установите желаемое значение, нажмите кнопку «ОК», а затем кнопку «Далее», чтобы отметить начало новой главы в программе Outlook Wizardry! (Это просто название целиком. После этого программа окончена для всех намерений и целей, на самом деле.)
7. Как грандиозный финал, используйте свои номенклатурные таланты и придумайте название для своего нового правила. (Между прочим, убедитесь, что флажок «Включить это правило» отмечен.) После этого убедитесь, что название правила не звучит плохо, нажмите «Готово» и «вуаля» - вы получили совершенно новый Outlook Правило называть своим!
Заключение
Учитывая все вышесказанное, Microsoft откладывает добавление сообщений к своей платформе Outlook, что кажется удобной и гуманной функцией, которая может избавить вас от смущения при общении по электронной почте. Недурно! Мы, со своей стороны, надеемся, что вы нашли эту статью полезной, и желаем вам много безошибочного обмена электронной почтой в будущем.
