Как удалить все пустые строки и столбцы в листах Google

Также см. Нашу статью Цвета альтернативных рядов в Google Sheets

Основной пакет офисной продукции Google, состоящий в основном из документов, листов и слайдов, был выпущен в 2005 и 2006 годах и с тех пор завоевал лояльность миллионов пользователей по всему миру. Пакет Google предлагает бесплатную, но мощную облачную альтернативу пакету продуктов Microsoft Office. Три флагманских приложения не совсем подходят к мощности и функциональности пакета Microsoft Office для повышения производительности, но для большинства пользователей эти три продукта представляют собой «достаточно хорошее» промежуточное звено между другими бесплатными заменами Office и самим Office. Возможно, самый мощный аргумент в пользу продаж приложений Google заключается в том, что вы получаете все возможности облачного решения, стоящего за приложениями. Пакет Google был спроектирован с нуля с совместной работой и облачным хранилищем как неотъемлемыми частями проекта, тогда как эти функции очень запоздали для продуктов Microsoft. Это делает совместное редактирование, комментирование и совместное редактирование с другими пользователями проще, используя продукты Google.

Google Sheets является грубым эквивалентом Microsoft Excel, и хотя он не может напрямую конкурировать между собой по функциональности с унаследованным приложением Microsoft, Sheets позиционирует себя как мощный инструмент для работы с электронными таблицами, способный балансировать бюджеты, выполнять уравнения и отслеживать данные в в режиме реального времени. Многие из функций Excel реплицируются или отражаются внутри листов, что позволяет легко переключиться с производительного пакета Microsoft на собственные предложения Google. Пользователи с базовыми электронными таблицами (без пользовательских макросов или элементов дизайна) могут фактически напрямую импортировать свои файлы Excel в таблицы без каких-либо проблем или сбоев.

Одна из проблем, с которой пользователи электронных таблиц сталкивались с самого начала и, вероятно, всегда будут возникать, заключается в том, что в процессе импорта и сортировки данных из нескольких источников (одна из многих задач, в которых великолепно работают электронные таблицы), нет ничего необычного в том, что случайные пустые ячейки, строки и столбцы для отображения внутри документа. Хотя эта проблема легко решается на небольших листах, где вы можете просто удалить строки вручную, это огромная проблема, когда она возникает в больших документах.

Тем не менее, удаление этих пробелов происходит быстро и легко, если вы знаете правильные шаги. Я покажу вам, как удалить все пустые строки и столбцы в документе Google Sheets с помощью автофильтра.

Настройка автофильтра

Чтобы удалить эти пустые столбцы и строки, мы должны начать с понимания того, что такое автофильтр внутри Google Sheets. Пользователи, плохо знакомые с Sheets или приложениями для работы с электронными таблицами в целом, могут не понимать, как использовать автофильтр для сортировки ваших данных. Проще говоря, автофильтр берет значения внутри ваших столбцов Excel и превращает их в специальные фильтры, основанные на содержимом каждой ячейки - или в этом случае их отсутствии. Несмотря на то, что изначально они были представлены в Excel 97, автофильтры (и фильтры в целом) стали важной частью программ для работы с электронными таблицами, несмотря на небольшое количество пользователей, которые знают о них и используют их.

Что хорошего в автофильтрах, так это то, что они могут использоваться для различных методов сортировки. На самом деле, они достаточно мощные, чтобы сортировать и помещать все пустые ячейки в нижнюю или верхнюю часть таблицы. Начните с открытия электронной таблицы, содержащей пустые строки и столбцы, которые вы хотите удалить из документа. Как только документ откроется, добавьте новую строку в самый верх вашей электронной таблицы. В первой ячейке (A1) введите любое имя, которое вы хотите использовать в качестве фильтра. Это будет ячейка заголовка для фильтра, который мы собираемся создать. После создания новой строки найдите значок «Фильтр» в командной строке в Google Sheets. Это изображено ниже; его общий вид похож на перевернутый треугольник с линией, идущей внизу, как стакан мартини.

Нажатие на эту кнопку создаст фильтр, который по умолчанию выделит несколько ваших клеток зеленым цветом в левой части панели. Поскольку мы хотим, чтобы этот фильтр распространялся на весь наш документ, щелкните небольшое раскрывающееся меню рядом со значком фильтра. Здесь вы увидите несколько вариантов смены фильтров. В верхней части списка выберите «Создать новый вид фильтра».

Ваша панель Google Sheets расширится и станет темно-серого цвета, а также точка входа для вас, чтобы вставить параметры вашего фильтра. Не важно, чтобы вы включили каждый столбец, но убедитесь, что вы включили все строки и столбца в ваш документ, который содержит пробелы. Чтобы быть в безопасности, вы можете просто настроить фильтр на весь документ. Чтобы ввести это в свой документ, введите что-то вроде A1: G45, где A1 - начальная ячейка, а G45 - конечная ячейка. Каждая ячейка между ними будет выбрана в вашем новом фильтре.

Использование автофильтра для перемещения пустых ячеек

Этот следующий бит может показаться немного странным, потому что он будет перемещать и реорганизовывать ваши данные таким образом, который в лучшем случае кажется нелогичным, а в худшем - разрушительным. После того, как ваш фильтр выбран, щелкните зеленый значок с тремя линиями в столбце A1 вашей электронной таблицы, где вы установили заголовок ранее. Выберите «Сортировать AZ» из этого меню. Вы увидите, что ваши данные переместятся в алфавитном порядке, начиная с цифр и заканчивая буквами.

Между тем, пробелы будут помещены в конец вашей таблицы. Продолжайте перемещать таблицу по столбцам, пока ваши пустые ячейки не переместятся в нижнюю часть экрана, и у вас не появится один сплошной блок данных в верхней части таблиц Google. Это, вероятно, сделает ваши данные запутанным, нечитаемым беспорядком - не волнуйтесь, в конечном итоге все получится.

Удаление пустых ячеек

Как только ваши пустые ячейки будут перемещены в нижнюю часть вашей электронной таблицы, удалить их так же просто, как удалить любую другую ячейку. С помощью мыши выделите и выделите пустые ячейки таблицы, которые были перемещены в конец документа. В зависимости от количества пустых ячеек и рабочей области вашей электронной таблицы, вам может потребоваться немного уменьшить масштаб экрана, чтобы увидеть больше окружающей области (большинство браузеров, в том числе Chrome, позволяют изменять масштаб с помощью клавиш Ctrl / Cmd и кнопки + и -; вы также можете удерживать нажатой клавишу Ctrl / Cmd и использовать колесо прокрутки на мыши или сенсорной панели). Нажмите и удерживайте, чтобы выбрать окружающие пустые ячейки, и проведите мышью по каждой ячейке.

Выбрав поврежденные ячейки, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте выделенных областей. Вы увидите всплывающее меню, содержащее несколько различных параметров для ваших ячеек, включая вырезание, копирование и вставку, а также возможность вставлять комментарии и заметки. Примерно в середине меню находятся параметры удаления, включая удаление строк, столбцов и удаление ячеек. Поскольку все ваши пустые ячейки были отсортированы по строкам, самый простой метод - выбрать удаление строк, которое удалит весь контент из выбранных вами пустых строк. Вы также можете удалить определенные ячейки, выбрав метод смены; так как ваши пустые ячейки находятся в одном блоке, ваш метод сдвига не имеет значения.

Реорганизация вашей таблицы

Теперь, когда вы удалили поврежденные пустые ячейки, вы можете реорганизовать таблицу в обычном порядке. Хотя нажатие на ту же самую кнопку меню с тремя линиями из более раннего внутри фильтра позволит вам упорядочить только в алфавитном или обратном алфавитном порядке, есть еще один вариант сортировки: отключение автофильтра. Для этого нажмите кнопку меню треугольника рядом со значком автофильтра внутри листов. Внутри этого меню вы увидите опцию для вашего фильтра (называемую «Фильтр 1» или любой другой фильтр с номерами), а также опцию «Нет». Чтобы отключить фильтр, примененный ранее, просто выберите «Нет» из этого меню. Ваша таблица вернется в нормальное состояние, как по волшебству, но без пустых ячеек, которые вы удалили ранее.

После удаления ячеек вы можете возобновить реорганизацию и добавление данных обратно в электронную таблицу. Если по какой-либо причине этот метод приводит к тому, что ваши данные выходят из строя, отменить их так же просто, как погрузиться в историю ваших документов и вернуться к более ранней копии. Вы также можете использовать функцию копирования и вставки, чтобы легко перемещать данные, не имея дело с сотнями пустых ячеек, блокирующих ваш путь. Это не идеальное решение - листы вообще не позволяют легко удалять пустые ячейки - но это работает как быстрый и грязный способ поднять ваши данные над массой пустых ячеек в вашем документе. И в конце концов, это намного проще, чем массовое удаление строк по одной.