Мне задали вопрос на днях, когда я показывал кому-то, как пользоваться Gmail, и я слышал его не впервые. Вопрос был в том, «Как мне создавать копии черновиков в Gmail, чтобы отвечать клиентам не так долго?» Поскольку я стараюсь регулярно отвечать на вопросы здесь, на TechJunkie, я подумал, что это главный кандидат.
Также смотрите нашу статью Как заказать Gmail по размеру
На самом деле вопрос касается скорее шаблонов электронной почты, чем сохранения черновиков. Я показывал кому-то, как настроить автоответчики и метки для их новой деловой электронной почты. Они хотели, чтобы некоторые электронные письма отправлялись клиентам, чтобы держать их в курсе, не отвлекаясь на администратора в течение всего дня. Ответ заключается в создании шаблонов электронной почты.
Вы можете создавать их копии и сохранять их как черновики, если хотите, но вы можете сделать гораздо больше с помощью шаблонов.
Шаблоны электронной почты
Шаблоны электронной почты - это спасительная грация всех владельцев малого бизнеса или тех, кто говорит, что в одних и тех же письмах одни и те же слова. Я использовал их с тех пор, как начал свой собственный бизнес, и они сэкономили мне много сотен часов за эти годы.
Шаблоны электронной почты также могут сделать вас более профессиональным. Вы можете ответить быстрее, и простое «Спасибо за ваше письмо, один из наших сотрудников свяжется с вами напрямую в течение 24 часов», чтобы клиент чувствовал себя ценным. Учитывая, как легко это сделать, я настоятельно рекомендую использовать их.
Как создать шаблоны электронной почты в Gmail?
Gmail вызывает шаблоны «Консервированные ответы», и вам необходимо включить эту функцию, прежде чем вы сможете их использовать. После этого вы можете создать столько шаблонов электронной почты, сколько захотите.
- Откройте Gmail и войдите в систему.
- Выберите значок меню Cog в левом верхнем углу и выберите Настройки.
- Выберите вкладку Labs.
- Переключите Консервированные ответы (шаблоны), чтобы Включить.
- Выберите Сохранить изменения внизу страницы.
Теперь функция включена, мы можем начать создавать шаблоны. Вы делаете это из папки «Входящие» в Gmail, поэтому мы идем дальше.
- Выберите Написать письмо из папки «Входящие».
- Создайте письмо, которое хотите создать, как обычно.
- Выберите серую стрелку вниз в правом нижнем углу окна электронной почты.
- Выберите Консервированные ответы и Новый готовый ответ.
- Дайте ему осмысленное имя и выберите ОК, чтобы сохранить.
После того, как вы сохранили свой стандартный ответ, вы можете безопасно удалить черновик.
При составлении вашего готового ответа вам нужно сбалансировать личный контакт с тем, чтобы он был достаточно общим, чтобы вы никого не обидели. Это означает, что вы должны либо оставить в электронной почте такие вещи, как имена и даты, и заменить их временными шкалами. Или вы можете добавить эти личные штрихи вручную перед отправкой. Последнее предпочтительнее, так как личный контакт создает отношения, которые вы можете построить. Это не всегда возможно, поэтому вы должны использовать свое суждение.
Используя ваш шаблон электронной почты
Теперь вы создали свой шаблон электронной почты или готовый ответ, пришло время его использовать. Когда вы получите свою первую возможность использовать шаблон, сделайте это:
- Выберите Ответить в электронном письме, на которое хотите ответить.
- Выберите серую стрелку вниз в правом нижнем углу экрана.
- Выберите Консервированные ответы и выберите ответ, который вы создали.
- Добавьте персональные данные, чтобы сделать электронную почту актуальной.
- Послать.
Вы можете сделать то же самое, используя Compose и создав новую электронную почту, но я нахожу способ ответа намного быстрее.
Использование вашего стандартного ответа в качестве автоответчика электронной почты
Взяв шаблон электронной почты на шаг вперед, как насчет настройки готового ответа в качестве автоответа на входящее электронное письмо. Вам нужно будет сохранить общий ответ, но это отличный способ подтвердить заказы или запросы и построить хорошие отношения с вашим клиентом.
- Откройте «Настройки» в Gmail и выберите вкладку «Фильтры».
- Выберите текстовую ссылку Создать новый фильтр.
- Создайте критерии для запуска фильтра. Это, вероятно, будет уникальным для вас, поэтому выберите то, что работает.
- Выберите Создать фильтр с этим поиском в правом нижнем углу окна.
- Выберите Отправить готовый ответ и ответ, который вы хотите использовать.
- Выберите Создать фильтр.
Теперь, когда критерии фильтра будут выполнены, Gmail автоматически отправит ваш стандартный ответ. Это идеально подходит для подтверждений или обновлений и может быть настроено для запуска несколькими способами. Я не могу перечислить их все здесь, но вы узнаете шаблон в ваших электронных письмах, который вы можете использовать. Например, все электронные письма отправляются на ваш адрес электронной почты или на любое письмо, содержащее слово «Заказ». Вы поняли идею.
