BCCing себя очень полезная вещь для отслеживания писем. Если вы предпочитаете, чтобы электронное письмо было отправлено в ваш почтовый ящик, обычно для того, чтобы следить за ним, добавьте свой адрес электронной почты, так как BCC является правильным выбором. Тем не менее, люди часто упускают это из виду при отправке важного электронного письма, что приводит к тому, что они забывают о последующих действиях. Это может легко привести к проблемам в будущем.
К счастью, есть способ автоматически BCC самостоятельно, когда вы отправляете электронное письмо, что является верным способом убедиться, что вы следите за каждым письмом. Тем не менее, включение автоматического самостоятельного BCCing не очень просто. Это предполагает создание правила в Outlook.
Управление правилами и оповещениями
Авто BCC и CC это большая вещь в Outlook. Хотя для этого вам нужно будет загрузить новое дополнение для учетной записи электронной почты в браузере, Microsoft Outlook позволяет создавать правила. Функция правил находится в пункте меню « Управление правилами и оповещениями» в верхней средней части экрана на вкладке « Главная » под значком « Правила» .
Нажмите « Управление правилами и оповещениями», и вы увидите новое окно, в котором вы можете создать новое правило. Нажмите Новое правило в левом верхнем углу этого окна. Вы увидите 3 категории: оставаться организованным, оставаться в курсе и начать с пустого правила . Выберите Применить правило к сообщениям, которые я отправляю в разделе « Пуск», из пустой категории правил .
условия
В окне мастера правил вы можете выбрать, какие письма будут отправляться вам в виде BCC. Например, проверяя конкретные слова в параметрах темы, вы создаете правило автоматического BCC для писем с определенными словами, которые вы упомянули.
Поскольку вы отправляете электронное письмо, вы можете использовать эту умную опцию для автоматической сортировки ваших электронных писем. Вы можете добавить слово «Follow-up» в список конкретных слов и пометить электронные письма, которые должны сопровождаться этим словом.
Есть также много других интересных условий, которые вы можете установить для своих писем. Если вы хотите, чтобы все отправленные вами письма были сохранены в вашем почтовом ящике как BCC, просто нажмите « Далее», не устанавливая ни одного из перечисленных полей.
Исключения
Исключения по сути являются противоположностью Условий здесь. Как вы, наверное, догадались, именно здесь вы описываете ситуации, в которых вы не хотите включать себя в качестве BCC. Вы можете последовать тому же примеру, приведенному выше, и использовать исключение, если в теме есть особые слова, чтобы добавить исключение. В этом примере вы можете использовать команду «non-follow-up», но это может создать беспорядок и даже ошибку, поскольку последующие слова уже являются частью ваших условий.
Возможно, вам лучше использовать исключение, если оно отправлено людям или в общедоступную группу, либо исключение, если оно назначено для каких-либо исключений категорий .
действия
Здесь вы «программируете» действия, применяемые этим правилом. То есть, именно здесь вы выбираете, что происходит с электронными письмами, для которых вы установили условия. Вы хотите убедиться, что письмо, отправленное вами самостоятельно, попадет в ваш почтовый ящик, но, к сожалению, прямой автоматизации команд BCC здесь не существует. Это не значит, что вы не можете имитировать BCC.
Прежде всего, выберите « Копировать сообщение для людей или общедоступной группы» на шаге «Действия» мастера правил. Теперь нажмите на людей или общедоступную группу и введите свой адрес электронной почты. Таким образом вы гарантируете, что отправленное вами электронное письмо, отвечающее установленным условиям, попадет в ваш почтовый ящик. Если вы не хотите, чтобы ваш адрес электронной почты публично отображался в отправляемых вами письмах, на первом этапе установите флажок « Переместить копию в указанную папку», нажмите ссылку « Указанная папка» и выберите свой почтовый ящик.
BCC в вашем почтовом ящике
Настройка вашей собственной почты в соответствии с вашими потребностями даст вам огромное преимущество в вашей работе. Это гарантирует, что ваш почтовый ящик точно рассортирован, а хорошая организация важна для любого направления работы. Конечно, в мастере правил Outlook есть больше вариантов использования, чем просто настройка автоматического BCC. Тем не менее, очень важно тщательно спланировать вещи и убедиться, что исключения и условия не пересекаются и что они охватывают правильные типы электронной почты.
Хорошо продуманные автоматические правила BCC могут помочь вам в сортировке входящих сообщений. Однако, если вы делаете это плохо, вы можете затопить свой почтовый ящик, создавая и еще большую проблему, чем та, которую вы намеревались решить.
Вы используете автоматический BCC в Outlook? Как вы это настроили? Какие исключения и условия вы используете и какие другие правила вы создали?
