Как автоматически разложить алфавит в гугл листах

Google Sheets и Microsoft Excel имеют много похожих функций. Те, кто более знаком с Excel, обнаружат, что, хотя большинство функций одинаковы, их размещение в Google Sheets может стать препятствием при ознакомлении с программой.

Также см. Нашу статью Как применять формулы ко всем столбцам в Google Sheets

Возможность сортировать и фильтровать данные в алфавитном или числовом формате - одна из наиболее часто используемых функций в Microsoft Excel. То же самое можно сказать и о Google Sheets. Однако способ выполнения задачи может быть немного другим.

«Я больше знаком с Excel, но мой начальник хочет, чтобы мы теперь использовали Google Sheets. Организация электронных таблиц является частью работы. Вы можете помочь?"

Большая часть о листах, как и в Excel, вам не придется беспокоиться о ручном редактировании, когда вы хотите отсортировать или отфильтровать данные. Существует способ автоматически сортировать их по столбцам с помощью функций, представленных на вкладках, или с помощью формулы, которую можно поместить непосредственно в ячейку.

Автоматическая организация таблиц Google в алфавитном порядке

Быстрые ссылки

• Автоматическая организация таблиц Google в алфавитном порядке
  • Сортировка данных и использование фильтров
    • Сортировка данных
    • Фильтрация данных
    • Использование фильтров внутри электронной таблицы Google
    • Создание представления фильтра
  • Google Sheets: сортировка по алфавиту на рабочем столе
    • Сортировка данных в алфавитном порядке автоматически с помощью формулы
  • Google Sheets: сортировка по алфавиту на мобильном устройстве

В приведенных ниже шагах подробно описывается, как вы можете автоматически упорядочить данные Google Sheet. Я сосредоточусь на том, как сделать это в алфавитном порядке, но ту же информацию можно также использовать, если вы предпочитаете упорядочивать данные численно.

Однако, прежде чем мы перейдем к конечной цели, я бы хотел немного больше узнать о том, в чем разница между сортировкой и фильтрацией, как использовать любой из вариантов для любой ситуации, для которой они могут вам понадобиться, а также перейти к Фильтр просмотров.

Если вы уже достаточно хорошо разбираетесь в сортировке и фильтрации и хотите просто перейти к автоматическому алфавитному оформлению, вы можете пропустить статью ниже. Для всех, кто хотел бы чему-то научиться, у нас есть что рассказать, так что давайте начнем.

Сортировка данных и использование фильтров

По мере того, как вы будете анализировать и работать с Google Sheets, все больше и больше контента начнет накапливаться. Это когда способность организовать информацию становится гораздо более важной. Google Sheets позволяет вам реорганизовывать эту информацию, сортируя и применяя к ней фильтры. Вы можете сделать это как в алфавитном, так и в числовом виде, выбор за вами. Вы также можете применить фильтр, чтобы сузить данные и даже скрыть выбранные части из поля зрения.

Сортировка данных

Чтобы отсортировать данные:

1. В браузере (предпочтительно Google Chrome) откройте электронную таблицу в Google Sheets.
2. Выделите ячейку или ячейки, которые вы хотите отсортировать.
   • Вы можете щелкнуть левой кнопкой мыши по одной ячейке, чтобы выделить ее. Для нескольких ячеек щелкните левой кнопкой мыши начальную ячейку. Удерживая клавишу « Shift», щелкните левой кнопкой мыши в конечной ячейке.
   • Несколько ячеек также можно выбрать, щелкнув левой кнопкой мыши по ячейке и удерживая нажатой клавишу Ctrl и щелкнув левой кнопкой мыши по другой ячейке. Это помогает, если ячейки, которые вы хотите отсортировать, не являются последовательными.
   • Чтобы выделить весь лист, щелкните в верхнем левом углу листа или одновременно нажмите Ctrl + A.
3. Далее, нажмите вкладку «Данные» и выберите « Сортировать диапазон…» из опций.
4. Во всплывающем окне, если у ваших столбцов есть заголовки, поставьте галочку в поле рядом со строкой заголовка «Данные» .
5. Выберите столбец, который вы хотите сначала отсортировать, изменив «Сортировать по» на этот столбец. Затем выберите порядок сортировки, щелкнув по радиалу AZ по убыванию или ZA по возрастанию.
   • Если у вас есть дополнительное правило сортировки, которое вы хотите применить, нажмите Добавить еще один столбец сортировки . Порядок ваших правил будет определять порядок сортировки.
   • Вы можете нажать на значок корзины справа от правила, чтобы удалить его.
6. Завершите, нажав кнопку Сортировка, и ваш диапазон будет отсортирован в соответствии с вашими правилами.

Фильтрация данных

Добавление фильтров к вашим данным позволит вам скрыть данные, которые вы не хотите видеть. Вы по-прежнему сможете видеть все свои данные после отключения фильтра. Фильтры и представления фильтров помогают анализировать наборы данных в электронных таблицах.

Фильтры предпочтительны, когда:

• Чтобы каждый, кто обращается к вашей электронной таблице, просматривал определенный фильтр при открытии.
• Вы хотите, чтобы видимые данные оставались отсортированными после применения фильтра.

Принимая во внимание, что представления фильтра более полезны, если:

• Вы хотите назвать и сохранить несколько просмотров.
• Для других, использующих электронную таблицу, требуется несколько просмотров. Фильтры включаются отдельным пользователем, поэтому это позволяет им просматривать разные фильтры одновременно, когда кто-то другой также может использовать электронную таблицу.
• Обмен разными фильтрами с людьми важен. Разные ссылки просмотра фильтров могут быть отправлены разным людям, предоставляя всем, кто работает с электронной таблицей, наиболее актуальную информацию, специфичную для конкретного человека.

Просто помните, что фильтры можно импортировать и экспортировать по мере необходимости, тогда как представления фильтров не могут.

Использование фильтров внутри электронной таблицы Google

Когда фильтр добавлен в электронную таблицу, любой, кто просматривает эту электронную таблицу, также может видеть фильтры. Это также означает, что любой пользователь с правами на редактирование может изменять фильтр. Фильтр - это отличный способ временно скрыть данные в электронной таблице.

Чтобы отфильтровать ваши данные:

1. В браузере (предпочтительно Google Chrome) откройте электронную таблицу в Google Sheets.
2. Выберите диапазон ячеек, который вы хотите отфильтровать, используя те же методы, что описаны в разделе « Сортировка данных » статьи.
3. Перейдите на вкладку «Данные» и выберите « Создать фильтр» . Это поместит значок фильтра в первую ячейку выбранного диапазона. Все ячейки в пределах диапазона фильтра будут заключены в зеленую рамку.
4. Щелкните значок « Фильтр», чтобы отобразить следующие параметры фильтра:
   • Фильтр по условию - выберите из списка условий или напишите свой. Например, если ячейка пуста, если данные меньше определенного числа, или если текст содержит определенную букву или фразу.
   • Фильтровать по значениям - снимите отметки с любых точек данных, которые вы хотите скрыть, и нажмите OK. Если вы хотите выбрать все точки данных, нажмите Выбрать все . Вы также можете снять все точки данных, нажав Очистить.
   • Поиск - Поиск точек данных, введя в поле поиска. Например, ввод «J» сократит ваш список до имен, начинающихся с J.
5. Чтобы отключить фильтр, просто снова нажмите вкладку «Данные» и выберите « Отключить фильтр» .
   • Данные могут быть отсортированы, когда фильтр установлен и включен.
   • Только данные в отфильтрованном диапазоне будут отсортированы при выборе сортировки.

Создание представления фильтра

Чтобы создать, сохранить или удалить представление фильтра:

1. В браузере (предпочтительно Google Chrome) откройте электронную таблицу в Google Sheets.
2. Перейдите на вкладку «Данные» и выберите « Представления фильтра», а затем « Создать новое представление фильтра» .
3. Представление фильтра сохраняется автоматически. Теперь вы можете сортировать и фильтровать любые данные, которые вы хотите.
4. Закройте представление фильтра, нажав «X» в верхнем правом углу таблицы.
5. Щелкните значок « Зубчатое колесо» в правом верхнем углу электронной таблицы, чтобы выбрать один из следующих параметров:
   • Переименовать - изменить название представления фильтра.
   • Обновить диапазон - это не так важно, как вы можете сделать это непосредственно в самом представлении фильтра. Позволяет изменить диапазон ячеек, выбранных для просмотра фильтра.
   • Дублировать - создает идентичную копию для текущего представления фильтра.
   • Удалить - Удалить представление фильтра.

Google Sheets: сортировка по алфавиту на рабочем столе

Чтобы отсортировать диапазон ячеек по алфавиту на рабочем столе:

1. В браузере (предпочтительно Google Chrome) откройте электронную таблицу в Google Sheets.
2. Выберите данные, которые вы хотите отсортировать по одному столбцу за раз. Это важно, чтобы не переставлять другие части таблицы, которые могут не соответствовать желаемому диапазону.
   • Выделите верхнюю ячейку в столбце ваших данных вплоть до последней ячейки.
3. Перейдите на вкладку «Данные» и выберите один из следующих параметров:
   • Сортировать диапазон по столбцу, A → Z - это отсортирует все выбранные данные в пределах диапазона в алфавитном порядке, не нарушая другие области электронной таблицы.
   • Сортировать лист по столбцу, A → Z - это регулирует все данные в электронной таблице в алфавитном порядке в соответствии с выделенным диапазоном данных.
4. Любой из вариантов теперь должен переставить ваши данные в алфавитном порядке.
   • Если вы чувствуете, что допустили ошибку, вы можете легко исправить ее, нажав Ctrl + Z (Windows) или ⌘ Command + Z (Mac), чтобы отменить самую последнюю сортировку данных.

Сортировка данных в алфавитном порядке автоматически с помощью формулы

Несмотря на то, что предыдущие шаги можно считать автоматическими, здесь все же требуется немного ручного ввода. Это вполне приемлемо для большинства пользователей электронных таблиц, которые не хотят слишком разбираться с формулами и функциями.

Однако есть некоторые, кто предпочел бы более «полностью автоматический» подход к ситуации с алфавитизацией данных. Вы можете предпочесть, чтобы данные сортировались автоматически в столбце. Это означает, что всякий раз, когда в столбец помещается новая информация, данные автоматически обновляются в алфавитном порядке, не нарушая остальную часть электронной таблицы.

Чтобы автоматически отсортировать данные столбца по алфавиту:

1. В браузере (предпочтительно Google Chrome) откройте электронную таблицу в Google Sheets.
2. Выделите ячейку, которая будет отображать результаты для данных, которые вы хотите автоматически в алфавитном порядке.
3. Внутри ячейки введите следующую формулу = sort (A2: B, 1, TRUE) и нажмите Enter .
   • A2: B - желаемый диапазон данных, который необходимо отсортировать. Настройте его в соответствии с вашими потребностями в электронных таблицах.
   • 1 относится к номеру столбца, на котором будут основаны отсортированные данные. Опять же, настройте его в соответствии с потребностями таблицы.
   • Данные в формуле автоматически сортируются в порядке возрастания. Чтобы отсортировать данные в порядке убывания, измените TRUE на false .

Любые новые или отредактированные данные, введенные в столбец, теперь будут отсортированы автоматически.

Google Sheets: сортировка по алфавиту на мобильном устройстве

Для сортировки диапазона ячеек по алфавиту на вашем мобильном устройстве:

1. Запустите приложение Google Sheets (Android / iOS) и войдите в систему, используя свои учетные данные.
2. Выберите лист Google для редактирования, нажав на электронную таблицу. Возможно, вам придется прокрутить, чтобы найти его, если у вас есть несколько сохраненных листов.
3. Найдите столбец с данными, которые вы хотите разместить в алфавитном порядке, и коснитесь буквы этого столбца. Его можно найти в верхней части колонны. Это позволит выделить все данные столбца.
4. Нажмите на букву еще раз, чтобы открыть маленькое меню.
5. В меню нажимайте на стрелку «Дополнительно», пока не найдете параметр « Сортировка А - Я» .
   • Если вы используете мобильное устройство Android, вам нужно нажать на значок, который выглядит как три вертикально расположенные (или горизонтально в зависимости от версии) сложенные точки. Прокрутите вниз, пока не найдете опцию сортировки A - Z.

Когда вы нажмете на Сортировку A - Z, данные в столбце будут упорядочены в алфавитном порядке.