Смысл этих двух терминов, возможно, был очевиден для всех, когда мы впервые начали использовать электронную почту, но сегодня они устарели. И CC, и BCC - это способы отправки копий одного и того же письма нескольким получателям. CC означает «Копирование», а BCC - «Слепое копирование». Разница между ними заключается в том, что каждый получатель может видеть адреса, которые вы добавляете в поле CC, а адреса в поле BCC никому не видны.
Также см. Нашу статью «Лучшие поставщики услуг бесплатной электронной почты».
Три поля получателя
Одинаково легко добавить адреса электронной почты людей в любое из этих полей. Но вы всегда должны учитывать, кому нужно получить конкретное письмо и как. Это зависит от таких вещей, как ваши отношения, организация, в которой вы работаете, ее культура и местоположение.
Люди часто используют эти поля не по назначению. Это делает цель электронной почты менее понятной для тех, кто ее получает. Но если вы используете их правильно, это может помочь вашим получателям знать, должно ли чтение вашей электронной почты быть среди их приоритетов или нет.
Вы можете ввести адреса в следующие три поля:
Кому - Получатели в этом поле являются основной аудиторией сообщения.
CC - Эти получатели получат копию сообщения, так что это почти то же самое, что добавить людей в поле «Кому».
BCC - отправитель может конфиденциально сообщить другим лицам о состоявшейся связи. Никто из вовлеченных не увидит их адреса.
Люди также используют BCC, когда они не хотят путать других с безумно длинным списком адресов. Более того, это хороший вариант, когда получатели не обязательно должны знать друг друга. Также важно отметить, что ни те, кто в ЦК, ни в BCC не увидят ответы других получателей.
Как использовать поле To
Если вы хотите связаться с восемью людьми, вы можете указать один адрес в поле «Кому», а остальные семь - в поле «CC». Но вы также можете поместить все восемь из них в поле «Кому». Это не имеет большого значения, так как все они получат одно и то же письмо. Они также смогут увидеть остальных получателей.
Однако, если вы будете придерживаться правильного этикета по электронной почте, все будет немного иначе. Если это так, вы должны добавлять только тех получателей, на которых ваше сообщение напрямую влияет. Поэтому, если вы хотите попросить некоторых людей предпринять какие-то действия, поместите их в поле «Кому». Имена тех, кого вы размещаете там, должны быть указаны в начале письма. Достаточно чего-то простого, например «Дорогая Андреа, Саманта и Джон».
Короче говоря, используйте поле «Кому» для выбора тех, кого вы хотите призвать к действию.
Как использовать поле CC
Когда вы размещаете адреса в поле CC, созданный вами список будет виден всем получателям. Основная функция поля CC состоит в том, чтобы другие получатели знали, что происходит именно это общение. Включая адрес, это поле похоже на «только для информации». В этом случае вам следует ожидать только «полезного» ответа от получателей.
Кроме того, люди также называют CC «копией вежливости».
Как использовать поле BCC
Тот адрес, который вы указали в поле BCC, не будет виден ни одному из получателей в полях To и CC. Если вы хотите, чтобы кто-то видел содержимое письма, но не предпринял никаких действий, добавьте его адрес в BCC. Это также хороший вариант, если вы хотите поделиться одной и той же информацией с группой людей одновременно, но не хотите, чтобы кто-либо из них видел, кто еще ее получает.
Поле BCC также очень полезно в чувствительных ситуациях или аргументах. Это скрытный способ позволить кому-то другому слушать, пока получатель не узнает об этом. Например, вы можете добавить адрес своего менеджера в поле BCC, когда клиент запрашивает возврат.
Как использовать кнопку «Ответить всем»
Если вы являетесь получателем письма и хотите ответить отправителю, у вас есть два варианта - Ответить и Ответить всем. Кнопка Ответить позволяет вам ответить непосредственно отправителю, чтобы другие получатели не могли видеть ваше сообщение. Также есть кнопка Ответить всем, которая автоматически отправит ваш ответ всем получателям, чьи адреса находятся в полях Кому и Копия.
Хотя кнопка «Ответить всем» удобна, она не всегда является хорошим вариантом. Вы должны использовать его только тогда, когда важно, чтобы все получатели получили ваше сообщение.
Большинство пользователей нажимают или нажимают эту кнопку, не осознавая этого. Это может быть довольно раздражающим для получателей, которые не заинтересованы в вашем ответе. Нажатие на эту кнопку случайно также может быть очень неудобным, особенно если вы делитесь личной информацией с отправителем и не хотите, чтобы другие участники читали ее. Таким образом, помня о том, как вы используете эту функцию, вы избавите многих от разочарований.
Используйте кнопку «Ответить всем» только тогда, когда абсолютно необходимо, чтобы ваш автор и все остальные участники списка получателей увидели ваш ответ. Групповые обсуждения рабочих проектов являются хорошим примером этого.
Не используйте опцию Ответить всем, когда:
- Есть по крайней мере один получатель, которому не нужно видеть ваш ответ
- Ваше сообщение очень простое: «Хорошо» или «Спасибо!».
Вещи, чтобы помнить
Не забывайте всегда отслеживать, кому вы отправляете электронное письмо и почему. Внимательно используйте поля «Кому», «CC» и «BCC», и ваш электронный адрес значительно улучшится.
Вы также должны следить за тем, являетесь ли вы адресатом (Кому) или получили ли вы копию (CC). Таким образом, вы можете решить, требует ли электронное письмо вашего немедленного внимания или нет.
При ответе на электронные письма всегда лучше отправить стандартный ответ и добавить дополнительных получателей вручную. Вы также можете скопировать их адреса из оригинальной электронной почты, чтобы сделать это проще. Но в любом случае, обязательно дважды проверьте список получателей, прежде чем нажать «Отправить».
